¿Cómo hacer el mejor calendario u horario de trabajo?

El mejor horario de trabajo es aquel que satisfará tanto las limitaciones de la empresa como las de sus empleados.

El horario de trabajo ideal optimiza tu tiempo y tu presupuesto. También satisface las necesidades de sus empleados brindándoles un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Y como también te permite prever mejor tus necesidades laborales, tus clientes también se benefician.

Seamos realistas, combinar el rendimiento y la rentabilidad con la flexibilidad y el bienestar humano no es una tarea fácil.

Sin un verdadero método de organización para gestionar los horarios, podemos incluso decir que es misión… imposible.

En este artículo, ofrezco consejos para crear el mejor calendario de turnos.

Estrategias para crear un horario de trabajo paso a paso

Crear un horario de referencia concreto

Cree un cronograma de referencia fácil de copiar basado en las necesidades laborales de la empresa. Estas necesidades varían dependiendo de varios factores, incluyendo:

• Época del año: la Navidad es una época muy especial para las tiendas minoristas y las grandes empresas, mientras que el verano es exigente para los centros turísticos. Cada industria tiene sus propias peculiaridades; considera el tuyo.
• Momento de la semana: un restaurante a menudo tendrá días mucho más ocupados que otros, generalmente hacia el final de la semana.
• Horas pico diarias: aún en el negocio de los restaurantes, la tarde suele ser un momento más tranquilo cuando las necesidades son menores, mientras que las horas pico, como el almuerzo y la cena, requieren una mayor cantidad de empleados.

Un cronograma de referencia fácil de copiar le permite tener cierta consistencia y ajustarse en el tiempo y el lugar sin tener que reconstruir el cronograma desde cero cada vez.

Esta sencilla estrategia te ahorrará tiempo. Un horario de referencia también es una ventaja para sus empleados, quienes sabrán mejor cuándo pueden organizar salidas o programar sus citas, por ejemplo.

Prioriza la disponibilidad de tus empleados

La disponibilidad y la indisponibilidad deben tenerse en cuenta al crear horarios y administrar su equipo.

Si está empezando a quedarse sin disponibilidad de sus empleados, probablemente necesite contratar. Si muchos de los miembros de su equipo afirman tener pocas horas, probablemente haya contratado en exceso.

Una vez trabajé en un restaurante donde el gerente no consideró indicar que uno no estaba disponible, a menos que hubiera una emergencia obvia. Era un irritante obviamente compartido por todos los empleados.

Tener en cuenta la disponibilidad e incluso las preferencias de los miembros de su equipo les envía el mensaje de que son importantes para usted. También es un elemento básico de la felicidad en el trabajo. Cuanto más tenga en cuenta sus preferencias, respetando sus propias necesidades, más posibilidades tendrá de retener a sus empleados.

Apuesta por los horarios rotativos

Tener horarios flexibles se ha vuelto imperativo en los últimos años, especialmente porque la escasez de mano de obra ha dado a los empleados “la punta del palo” a la hora de negociar las condiciones de trabajo.

Ya puedo oírte decirme que tener horarios flexibles no es exactamente posible en tu industria. Te entendemos; difícil permitir que su equipo trabaje cuando lo desee en un restaurante, en una farmacia o en un comercio minorista.

Incluso en este tipo de contexto, hay una solución: horarios rotativos. Un horario rotativo es aquel en el que los turnos varían o se alternan de acuerdo con un horario establecido. Aquí hay un ejemplo de un horario rotativo de tres semanas:

• Semana 1: turnos de 4 días, seguidos de 3 días libres;
• Semana 2: 4 turnos de noche, seguidos de 3 días libres;
• Semana 3: 4 turnos vespertinos, seguidos de 3 días libres.
• Esta secuencia luego se repetiría.

Las rotaciones crean un cronograma consistente, con mucha anticipación, y brindan flexibilidad a su equipo durante los días libres.

También es una excelente manera de no agotar a sus mejores empleados asignándoles siempre los turnos más ocupados, como los viernes y sábados por la noche en un restaurante. Por el contrario, la rotación también evita que las mismas personas terminen constantemente en los turnos menos deseables.

Involucra a tus empleados en la realización del horario de trabajo

Tener que gestionar las solicitudes de vacaciones y los reemplazos resultantes es común para cualquiera que cree horarios.

Permita que sus empleados intercambien turnos

Si es posible, comparte parte de la gestión de reposiciones con tus empleados permitiéndoles intercambiar turnos. Ganarán en autonomía y sentirán que cuentan con tu plena confianza.

Con una buena agenda de trabajo, el empleador puede autorizar el intercambio de turnos con ciertas restricciones. Por ejemplo, podría establecerse que los empleados sólo puedan intercambiar sus turnos con un colega que ocupe el mismo puesto que ellos. O que cada canje debe ser aprobado por un gestor antes de formalizarse.

Ofrezca a sus empleados la oportunidad de solicitar franjas horarias disponibles

Los reemplazos de última hora representan una gran dificultad para los gerentes. Crean estrés, irritación y presión en el resto del equipo, y es aún peor cuando no se encuentra un reemplazo.

En lugar de contactar a sus empleados uno a uno en busca de un reemplazo, emita un llamamiento a todos y vea quién se ofrece como voluntario para este reemplazo.

Una ventaja del software de gestión de horarios es que simplifica la resolución de este tipo de imprevistos.

En un cuadrante de trabajo, la función turno para llenar le permite anunciar a las personas disponibles que un turno esta libre. Esta función puede resultar útil a la hora de diseñar el horario o si un empleado te avisa en el último momento que debe ausentarse. Es así como una vez encontrado un reemplazo, puedes asignarle el turno en cuestión, y listo.

Sea justo en su horario de trabajo

Trabajé en un lugar donde los mayores se benefician de todos los privilegios.

¿Resultados? Unos pocos empleados con 10 o 20 años de antigüedad trabajaban a diario con un equipo de recién llegados que solo permanecían en promedio unos meses en la organización.

Una noche llegué al trabajo y me enteré que una compañera con más antigüedad se había apropiado de mi turno, el cual tenía derecho a hacer, como máximo con 24 horas de anticipación. Si este tipo de operación valora la antigüedad, da pocas ganas a los nuevos empleados de permanecer en el empleo de una empresa de este tipo.

Así que recuerda esto: si quieres mejorar tu tasa de rotación, considera tratar a los empleados de manera justa. Al diseñar sus horarios, considere la satisfacción de todo el equipo.

Planifica los descansos con anticipación

Si su organización permite descansos y deben tomarse alternativamente, planifíquelos en el horario para evitar la superposición. De esta manera, se asegura de que siempre haya suficientes empleados en el piso y que todos puedan beneficiarse de sus descansos.

La mayoría del software de gestión de horarios también le permite programar descansos automáticos, solo para simplificar su planificación.

Trate de evitar turnos cortados

En algunas industrias, los turnos recortados pueden parecer inevitables.

Estos días en los que un empleado trabaja de 11 a 13 y de 16 a 21 son, sin embargo, un verdadero obstáculo para la conciliación de la vida laboral y familiar. Los turnos cortos evitan que los empleados realicen una serie de actividades más largas al monopolizar tanto su día como su noche.

Si es posible, ofrezca días completos a sus empleados. Cuando el trabajo sea menor, asígneles tareas relacionadas para completar en lugar de enviarlos a casa por unas pocas horas.

Dale la debida importancia a tu coste laboral

Un error que cometen muchos gerentes es ignorar el costo de la mano de obra. Para garantizar la sostenibilidad de su negocio, la planificación de sus horarios de acuerdo con su presupuesto es fundamental. Si bien estos cálculos pueden parecer engorrosos o complejos, definitivamente vale la pena el esfuerzo.

Por ejemplo, tomemos un turno que teóricamente comienza a las 12:00 p. m. Si el negocio y la naturaleza del trabajo lo permiten, considere cambiar la hora de llegada de ciertos empleados unos quince minutos, es decir, las 12:15 p. m. En ese momento, la diferencia es menor, pero después de un mes o un año, el cambio podría tener un valor financiero significativo.

Calcular el costo de la mano de obra le permite rentabilizar sus turnos. Varios programas de software de administración de horarios también ofrecen características adicionales relacionadas con el seguimiento de costos para facilitar su trabajo cuando crea horarios.

El mejor horario de trabajo considera al empleador y a los empleados

Si hay algo que sacar de este artículo, es que el mejor horario es el que te permite ahorrar tiempo y gastarlo en otras tareas, ahorrar dinero y hacer que tus empleados sientan que su bienestar es importante. Para lograr esto sin perder el cabello, considere tener una buena herramienta de gestión de horarios.